Datenschutzbestimmungen
Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir als die unter Abschnitt A. genannte zuständige Stelle Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Anmeldung zu Veranstaltungen im Rahmen des Programms “Innovative Hochschule”. Diese Erklärung beschreibt, wie und zu welchem Zweck Ihre Daten verarbeitet werden und welche Möglichkeiten Sie im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten haben.
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung – identifiziert werden kann.
A. Verantwortliche Stelle (Art. 13 Abs. 1a) und b) DSGVO)
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an die/den behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n des BMBF:
Wenn Sie der Verarbeitung Ihrer Daten durch uns gemäß diesen Datenschutzbestimmungen insgesamt oder für einzelne Maßnahmen widersprechen wollen, können Sie Ihren Widerspruch an die oben genannte verantwortliche Stelle richten. Diese Datenschutzerklärung können Sie jederzeit speichern und ausdrucken.
B. Zweck und Rechtsgrundlage (Art. 13 Abs. 1c) DSGVO)
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Auftrag des BMBF durch die VDI Technologiezentrum GmbH und durch die Mailingwork GmbH auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1a) DSGVO (Einwilligung) sowie in Teilen (s. entsprechende Kennzeichnung) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1e) DSGVO (öffentliches Interesse). Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen die im Folgenden näher beschriebenen Dienstleistungen (Veranstaltungen, sowohl online als auch vor Ort) anbieten zu können.
1. Allgemeine Informationen zu Datenverarbeitung
Wenn Sie sich zu einer von uns angebotenen Veranstaltung anmelden möchten, müssen Sie das entsprechende Online-Formular ausfüllen und absenden. Die Formulare werden vom Dienstleister Mailingwork GmbH bereitgestellt; die dort eingetragenen Daten werden auf dem Server der Mailingwork GmbH gespeichert und als Abonnentenliste im Backend angezeigt.
Zugriff auf das Backend haben außer der Mailingwork GmbH ausschließlich Mitarbeitende der VDI Technologiezentrum GmbH, die im Auftrag des BMBF für die Betreuung der Projektträgerschaft “Innovative Hochschule” zuständig sind. Die dort gespeicherten Daten sind nicht öffentlich einsehbar und werden ausschließlich für die unter den Punkten 2. bis 6. genannten Dienstleistungen verwendet. Die VDI Technologiezentrum GmbH hat zu diesem Zweck mit der Mailingwork GmbH eine Auftragsverarbeitung vereinbart (AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO). Eine Liste der Auftragsverarbeiter und ihrer Aufgaben finden Sie unter Punkt C.
2. Anmeldung
Für die Anmeldung zu Veranstaltungen im Rahmen des Programms „Innovative Hochschulen“ benötigen wir folgende personenbezogenen Daten von Ihnen:
Je nach Veranstaltung können der eingeladene Personenkreis oder die Anzahl der Plätze eingeschränkt sein. In diesen Fällen ist es erforderlich, dass Sie Angaben zu dem iHS-Projekt machen, das Sie bei der Veranstaltung vertreten wollen. Dazu fragen wir die folgenden Daten ab:
Alle weiteren im Formular abgefragten Daten sind optional und müssen nicht angegeben werden.
3. Anzeige von Bild und Namen
3.a) Bei Online-Veranstaltungen
Beim Einloggen in eine Online-Veranstaltung können Sie einen frei wählbaren Namen für Ihr Nutzerprofil eingeben; dieser muss nicht Ihrem Klarnamen entsprechen. Der von Ihnen gewählte Name ist während der Veranstaltung in Ihrer Video-Kachel sowie in der Liste der Teilnehmenden sichtbar. Eine Änderung des Namens während der Veranstaltung ist technisch nicht möglich.
Während einer Online-Veranstaltung können Sie jederzeit entscheiden, ob Sie die Kamera Ihres digitalen Endgerätes ein- oder ausschalten. Ist sie eingeschaltet, sind alle im Kamerasichtfeld befindlichen Personen für alle Teilnehmenden der Veranstaltung sichtbar.
Die Mikrofone aller in die Online-Veranstaltung eingewählten digitalen Endgeräte (mit Ausnahme des Mikrofons der/des Vortragenden) sind standardmäßig abgeschaltet. Sie können das Mikrofon Ihres Gerätes jedoch jederzeit einschalten, um eine Frage zu stellen. In diesem Fall sind Ihre Stimme sowie die Stimmen weiterer im Aufnahmebereich des Mikrofons befindlicher Personen für alle Teilnehmenden hörbar.
Bitte beachten Sie, dass der von Ihnen gewählte Name, das Kamerabild und der Ton auch in der Aufzeichnung der Veranstaltung (vgl. B.5) enthalten sind.
3.b) Bei Präsenzveranstaltungen
Bei Präsenzveranstaltungen treten Sie mit Ihrem vollen Namen auf, mit dem Sie sich auch angemeldet haben. Beim ersten Betreten der Veranstaltungsräume erhalten Sie ein Namensschild; Sie können frei entscheiden, ob Sie dieses sichtbar tragen.
4. Chatfunktion
4.a) Bei Online-Veranstaltungen
Zusätzlich zu der Möglichkeit, Fragen direkt via Mikrofon zu stellen, können Sie die Chatfunktion verwenden, um Ihre Fragen schriftlich zu stellen. Im Chat wird der von Ihnen gewählte Profilname angezeigt.
4.b) Bei Präsenzveranstaltungen
Bei Präsenzveranstaltungen steht Ihnen keine veranstaltungsspezifische Chat-Funktion zur Verfügung.
5. Aufzeichnung
5.a) Bei Online-Veranstaltungen
Alle Online-Veranstaltungen werden als Video aufgezeichnet. Die Aufzeichnung enthält alle in der Veranstaltung verwendeten Namen, Kamerabilder und Tonaufnahmen. Sie kann im Anschluss an die Veranstaltung öffentlich zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel auf der Website www.innovative-hochschule.de oder im iHS-Intranet. Dies dient dem Zweck, auch anderen interessierten Personen (weitere Zuwendungsempfänger, potenzielle Forschungs- oder Innovationspartner etc.) die Informationen aus der Veranstaltung zur Verfügung zu stellen.
Die Aufnahmen werden zudem dauerhaft in einem internen Archiv aufbewahrt. Grundlage für diese Art der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1e) DSGVO.
5.b) Bei Präsenzveranstaltungen
Bei unseren Präsenzveranstaltungen sind in der Regel Fotograf*innen anwesend, die die Veranstaltung in Form von Bildern dokumentieren.
Soweit diese Aufnahmen als Panoramaaufnahmen der Veranstaltung ohne konkreten Fokus auf bestimmte Personengruppen oder als Aufnahmen von Menschenansammlungen von mehr als 10 Personen auf der Veranstaltung gestaltet sind, erfolgt dies auf der Grundlage des berechtigten Interesses des Veranstalters an der Dokumentation der Veranstaltung und bedarf keiner gesonderten Einwilligung der abgebildeten Personen.
Die mit der Anfertigung von Foto- oder Videoaufnahmen betrauten Personen machen ggf. auch Aufnahmen von einzelnen Teilnehmenden oder kleinen Gruppen. Wenn Sie vermeiden möchten, einzeln oder in einer kleinen Gruppe fotografiert zu werden, geben Sie den Fotograf*innen bitte ein Handzeichen oder machen Sie Ihren Wunsch anderweitig kenntlich.
6. Öffentlichkeitsarbeit
Zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit für das Programm “Innovative Hochschule” sowie zur Information der Zielgruppe über die Veranstaltungen verwenden wir ggf. Teile von Aufzeichnungen, Fotos oder Standbilder aus Videos in folgenden Medien:
Zusätzlich kann eine Weitergabe an Dritte erfolgen, insbesondere Print- und Onlinemedien zum Zwecke der Berichterstattung. Für die hier genannten Zwecke verwenden wir ausschließlich Material, das keine personenbezogenen Daten enthält bzw. in dem diese unkenntlich gemacht wurden. Grundlage für diese Art der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1e) DSGVO.
C. Empfänger der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1e) DSGVO)
Ihre personenbezogenen Daten werden an die folgenden Empfänger weitergeleitet:
D. Übermittlung von Daten an Drittländer (Art. 13 Abs. 1f) DSGVO)
Keiner der Auftragsverarbeiter (vgl. Punkt C.) hat seinen Hauptsitz in Drittländern gem. Art. 13 Abs. 1f) DSGVO. Es werden somit keine Daten an Drittländer übermittelt.
E. Speicherdauer (Art. 13 Abs. 2a) DSGVO)
Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungsfristen und -pflichten erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht.
Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht oder anonymisiert, wenn die im Rahmen dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke wegfallen. Dafür gelten die folgenden Kriterien:
Ihre Daten werden außerdem gelöscht oder anonymisiert, wenn Sie sich von der Veranstaltung abmelden.
F. Ihre Rechte (Art. 13 Abs. 2b), c) und d) DSGVO)
Sie können sich jederzeit wieder von der Veranstaltung abmelden. Dafür steht Ihnen in der E-Mail zur Teilnahmebestätigung ein Abmeldelink zur Verfügung.
Zusätzlich haben Sie gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Da die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund Ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufs unberührt.
Die vorgenannten Rechte können Sie unter bmbf@bmbf.bund.de oder poststelle@bmbf-bund.de-mail.de geltend machen.
Sie können sich mit Fragen und Beschwerden auch an die Datenschutzbeauftragte des BMBF datenschutz@bmbf.bund.de wenden.
Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei einer datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde (z.B. Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit) zu.
G. Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling (Art. 13 Abs. 2f) DSGVO)
Ihre Daten werden vom BMBF nicht zur automatisierten Entscheidungsfindung oder zum Profiling verwendet.