Datenschutzbestimmungen

für Veranstaltungen des BMFTR-Förderprogramms „Innovative Hochschule“

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir als die unter Abschnitt A. genannte zuständige Stelle Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Anmeldung zu Veranstaltungen im Rahmen des Bund-Länder-Programms “Innovative Hochschule”. Diese Erklärung beschreibt, wie und zu welchem Zweck Ihre Daten verarbeitet werden und welche Möglichkeiten Sie im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten haben.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung identifiziert werden kann.

A. Verantwortliche Stelle (Art. 13 Abs. 1a) und b) DSGVO)

B. Zweck und Rechtsgrundlage (Art. 13 Abs. 1c) DSGVO

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt im Auftrag des BMFTR durch die VDI Technologiezentrum GmbH und durch die Mailingwork GmbH auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1a) DSGVO (Einwilligung) sowie in Teilen (s. entsprechende Kennzeichnung) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1e) DSGVO (öffentliches Interesse). Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen die im Folgenden näher beschriebenen Dienstleistungen (Veranstaltungen, sowohl online als auch vor Ort) anbieten zu können.
1. Allgemeine Informationen zu Datenverarbeitung
Wenn Sie sich zu einer von uns angebotenen Veranstaltung anmelden möchten, müssen Sie das entsprechende Online-Formular ausfüllen und absenden. Die Formulare werden vom Dienstleister Mailingwork GmbH bereitgestellt; die dort eingetragenen Daten werden auf dem Server der Mailingwork GmbH gespeichert und als Abonnentenliste im Backend angezeigt.
Zugriff auf das Backend haben außer der Mailingwork GmbH ausschließlich Mitarbeitende der VDI Technologiezentrum GmbH, die im Auftrag des BMFTR für die Betreuung der Projektträgerschaft “Innovative Hochschule” zuständig sind. Die dort gespeicherten Daten sind nicht öffentlich einsehbar und werden ausschließlich für die unter den Punkten 2. bis 6. genannten Dienstleistungen verwendet. Die VDI Technologiezentrum GmbH hat zu diesem Zweck mit der Mailingwork GmbH eine Auftragsverarbeitung vereinbart (AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO). Eine Liste der Auftragsverarbeiter und ihrer Aufgaben finden Sie unter Punkt C.
2. Anmeldung
Für die Anmeldung zu Veranstaltungen im Rahmen des Programms „Innovative Hochschulen“ benötigen wir folgende personenbezogenen Daten von Ihnen:
• Vorname
• Name
• E-Mail-Adresse

Je nach Veranstaltung können der eingeladene Personenkreis oder die Anzahl der Plätze eingeschränkt sein. In diesen Fällen ist es erforderlich, dass Sie Angaben zu dem iHS-Projekt machen, das Sie bei der Veranstaltung vertreten wollen. Dazu fragen wir die folgenden Daten ab:
• Hochschule, Firma oder Institution
• Name / Akronym iHS-Projekt
• Förderrunde(n)
Alle weiteren im Formular abgefragten Daten sind optional und müssen nicht angegeben werden.
3. Anzeige von Bild und Namen
3.a) Bei Online-Veranstaltungen
Beim Einloggen in eine Online-Veranstaltung können Sie einen frei wählbaren Namen für Ihr Nutzerprofil eingeben; dieser muss nicht Ihrem Klarnamen entsprechen. Der von Ihnen gewählte Name ist während der Veranstaltung in Ihrer Video-Kachel sowie in der Liste der Teilnehmenden sichtbar. Eine Änderung des Namens während der Veranstaltung ist technisch nicht möglich.
Während einer Online-Veranstaltung können Sie jederzeit entscheiden, ob Sie die Kamera Ihres digitalen Endgerätes ein- oder ausschalten. Ist sie eingeschaltet, sind alle im Kamerasichtfeld befindlichen Personen für alle Teilnehmenden der Veranstaltung sichtbar.
Die Mikrofone aller in die Online-Veranstaltung eingewählten digitalen Endgeräte (mit Ausnahme des Mikrofons der/des Vortragenden) sind standardmäßig abgeschaltet. Sie können das Mikrofon Ihres Gerätes jedoch jederzeit einschalten, um eine Frage zu stellen. In diesem Fall sind Ihre Stimme sowie die Stimmen weiterer im Aufnahmebereich des Mikrofons befindlicher Personen für alle Teilnehmenden hörbar.
Bitte beachten Sie, dass der von Ihnen gewählte Name, das Kamerabild und der Ton auch in der Aufzeichnung der Veranstaltung (vgl. B.5) enthalten sind.
3.b) Bei Vor-Ort-Veranstaltungen
Bei Vor-Ort-Veranstaltungen dürfen Sie nur mit Ihrem Klarnamen auftreten, mit dem Sie sich auch angemeldet haben. Beim ersten Betreten der Veranstaltungsräume erhalten Sie ein Namensschild, das Sie während der gesamten Veranstaltung gut sichtbar tragen sollten. Das Namensschild erlaubt Ihnen auch den erneuten Zutritt zu den Räumlichkeiten während der gesamten Veranstaltung, wenn Sie das Gebäude zwischendurch verlassen haben.
4. Chatfunktion
4.a) Bei Online-Veranstaltungen
Zusätzlich zu der Möglichkeit, Fragen direkt via Mikrofon zu stellen, können Sie die Chatfunktion verwenden, um Ihre Fragen schriftlich zu stellen. Im Chat wird der von Ihnen gewählte Profilname angezeigt.
4.b) Bei Vor-Ort-Veranstaltungen
Bei Vor-Ort-Veranstaltungen steht Ihnen keine veranstaltungsspezifische Chat-Funktion zur Verfügung.
5. Aufzeichnung und Fotografie
5.a) Bei Online-Veranstaltungen
Alle Online-Veranstaltungen werden als Video aufgezeichnet. Die Aufzeichnung enthält alle in der Veranstaltung verwendeten Namen, Kamerabilder und Tonaufnahmen. Sie kann im Anschluss an die Veranstaltung öffentlich zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel auf der Website www.innovative-hochschule.de oder im iHS-Intranet. Dies dient dem Zweck, auch anderen interessierten Personen (weitere Zuwendungsempfänger, potenzielle Forschungs- oder Innovationspartner etc.) die Informationen aus der Veranstaltung zur Verfügung zu stellen.
Die Aufnahmen werden zudem dauerhaft in einem internen Archiv aufbewahrt. Grundlage für diese Art der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1e) DSGVO.
5.b) Bei Vor-Ort-Veranstaltungen
Bei unseren Vor-Ort-Veranstaltungen sind in der Regel Fotograf*innen anwesend, die die Veranstaltung in Form von Bildern dokumentieren. Wenn Sie vermeiden möchten, fotografiert zu werden, geben Sie den Fotograf*innen bitte ein Handzeichen.
6. Öffentlichkeitsarbeit
Zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit für das Programm “Innovative Hochschule” sowie zur Information der Zielgruppe über die Veranstaltungen verwenden wir ggf. Teile von Aufzeichnungen, Fotos oder Standbilder aus Videos in folgenden Medien:
• auf der Website www.innovative-hochschule.de sowie auf der Website des BMFTR und auf Websites von Dritten, die an der Veranstaltung mitwirken
• auf den Social-Media-Kanälen des BMFTR und des VDI TZ, insb. Twitter und LinkedIn
• in Printmedien des BMFTR
Zusätzlich kann eine Weitergabe an Dritte erfolgen, insbesondere Print- und Onlinemedien zum Zwecke der Berichterstattung. Für die hier genannten Zwecke verwenden wir ausschließlich Material, das keine personenbezogenen Daten enthält bzw. in dem diese unkenntlich gemacht wurden. Grundlage für diese Art der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1e) DSGVO.

C. Empfänger der personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1e) DSGVO)

D. Übermittlung von Daten an Drittländer (Art. 13 Abs. 1f) DSGVO)

E. Speicherdauer (Art. 13 Abs. 2a) DSGVO)

F. Ihre Rechte (Art. 13 Abs. 2b), c) und d) DSGVO)

G. Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling (Art. 13 Abs. 2f) DSGVO)